📖Documento Tributario

Módulos para gestionar las facturas y demás documentos tributarios de la empresa. Si la empresa tiene configurado Contífico, entonces puede enviarse a facturar los documentos.

Los permisos son los siguientes:

Campos para la creación de un documento tributario

Sección Persona

Tipo de Emisión

Dependencias 🧩

• Ninguna

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Posibles valores 📃

• Cliente

• Proveedor

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Validaciones 🧪✅

• Ninguna

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Observaciones 👁️👄👁️

• Los documentos tributarios de tipo emisión cliente serán candidatos a facturación y por defecto el tipo de documento será electrónico.

Unidad de Negocio

Dependencias 🧩

• Ninguna

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Posibles valores 📃

• Aduana

• Flete

• Transporte

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Validaciones 🧪✅

• Ninguna

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Observaciones 👁️👄👁️

• Para proceder con la facturación cada línea de negocio debe tener asociado su proveedor de facturación y sincronizados sus productos, categorías, personas, etc.

Persona (Cliente / Proveedor)

Dependencias 🧩

• Tipo Emisión.

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Posibles valores 📃

• Personas de tipo cliente o proveedor según el tipo de emisión seleccionado previamente

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Validaciones 🧪✅

• La persona seleccionada debe encontrarse sincronizada previamente con el proveedor de facturación de la unidad de negocio correspondiente.

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Observaciones 👁️👄👁️

• Ninguna.

Icono de ver Servicios

Dependencias 🧩

• Tipo Emisión

• Cliente

Posibles valores 📃

• Modal con la información de los servicios fijos y complementarios de cada línea de negocio

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Validaciones 🧪✅

• Ninguna

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Observaciones 👁️👄👁️

• Ninguna.

Sección Documento

Tipo de Documento

Dependencias 🧩

• Ninguna

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Posibles valores 📃

• Documento Electrónico

• Documento Físico

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Validaciones 🧪✅

• Cuando el tipo de emisión es cliente el Documento siempre será Electrónico.

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Observaciones 👁️👄👁️

• Los Documentos Electrónicos serán candidatos a Facturación

Tipo de Documento Tributario

Dependencias 🧩

• Unidad de Negocio

• Cliente

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Posibles valores 📃

• Factura

• Factura de Reembolso

• Documento no autorizado

• + 18 tipos de documentos tributarios

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Validaciones 🧪✅

• Ninguna

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Observaciones 👁️👄👁️

• Los Documentos Tributarios de tipo Factura serán candidatos a Facturación.

Orden de Trabajo (Instrucción Embarque / Trámite / Orden Entrega)

Dependencias 🧩

• Unidad de Negocio

• Cliente

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Posibles valores 📃

• Si la unidad de negocio es Flete entonces se mostrarán las instrucciones de embarque asociadas a la persona seleccionada sea cliente o proveedor.

• De manera análoga para la unidad de negocio Aduana se mostrarán los trámites y,

• Para la unidad de negocio Transporte se mostrarán las Órdenes de Entrega.

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Validaciones 🧪✅

• La orden de trabajo seleccionada debe existir para el cliente y unidad de negocio correspondiente.

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Observaciones 👁️👄👁️

• En el caso de los documentos tributarios elegibles para facturación en la referencia se almacenará de forma automática el código de la orden de trabajo.

Fecha de Emisión

Dependencias 🧩

• Ninguna

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Posibles valores 📃

• N/A

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Validaciones 🧪✅

• Ninguna

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Observaciones 👁️👄👁️

• Ninguna

Número de Documento

Dependencias 🧩

• Unidad de Negocio

• Tipo Emisión

• Cliente

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Posibles valores 📃

• Número de documento existente ingresado por el usuario.

• Número de documento generado por el sistema.

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Validaciones 🧪✅

• Los números de documento ingresados por los usuarios serán validados con base en información histórica disponible en el sistema sobre la estructura de los números de documentos.

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Observaciones 👁️👄👁️

• En el caso de los candidatos a facturación el sistema calculará automáticamente el número para el nuevo documento tributario según la unidad de negocio seleccionada.

Número de Autorización

Dependencias 🧩

• Tipo Emisión

• Unidad de Negocio

• Cliente

• Tipo de Documento Tributario

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Posibles valores 📃

• Número de autorización existente ingresado por el usuario.

• Número de autorización generado por el SRI.

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Validaciones 🧪✅

• Los números de autorización ingresados por los usuarios serán validados con base en información histórica disponible en el sistema sobre la estructura de los números de autorización.

• El campo se oculta cuando el tipo de documento tributario es Factura o DNA

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Observaciones 👁️👄👁️

• En el caso de los candidatos a facturación, una vez que el documento haya sido enviado al software de facturación y este haya transmitido la información al SRI, y el SRI lo haya autorizado, el número de autorización se actualizará automáticamente.

Sección Detalles

En la sección de detalles los productos deben ser seleccionados manualmente, los productos disponibles según la línea de negocio se detallan en la siguiente tabla:

Línea Negocio	Productos Disponibles	Observación
Flete	Todos los productos de Flete	Se deben ingresar los valores manualmente
Aduana	Todos los productos fijos y complementarios de Aduana que hayan sido aprobados por el cliente.	Se autocompletará la información de los valores a facturar según los valores aprobados por el cliente.
Transporte	Todos los productos fijos y complementarios de Transporte que hayan sido aprobados por el cliente.	Se autocompletará la información de los valores a facturar según los valores aprobados por el cliente.

Sección descripción e información adicional

En la sección de descripción e información adicional los campos se autocompletaran según la información disponible en la orden de trabajo según la siguiente tabla:

Orden Trabajo	Descripción	Información 1	Información 2
Instrucción de Embarque	código cotización flete HBL código hbl	N/A	N/A
Trámite	descripción de la mercadería	numero de refrendo	numero de orden // código del trámite - descripción de la mercadería
Orden Entrega	numero de orden - bodega - destino - mercadería	tipo de carga	peso bruto manifestado

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Errores comunes

Mensaje	Solución
La persona no ha sido sincronizada para esta línea de negocio	Desde el módulo de Persona el usuario encargado debe actualizar la información de facturación del cliente en la línea de negocio correspondiente.
El vendedor no ha sido sincronizado con el proveedor de facturación	Desde el módulo de Persona el usuario encargado debe actualizar la información de facturación del vendedor asociado a la orden de trabajo en la línea de negocio correspondiente.
El producto no tiene una categoría válida asignada.	Desde el módulo de Inventario -> Producto debe asignarse una Categoría válida al Producto
El vehículo no tiene clasificación asignada.	Desde el módulo de Transporte -> Vehículo debe asignarse una clasificación al vehículo de la Orden de Entrega seleccionada en la Orden de Trabajo.